腾冲会议会展活动参展流程及昆明展览展示策划中的注意事项

腾冲会议会展活动参展流程及腾冲展览展示策划中的注意事项；云南天行拓展管理咨询会务有限公司是云南最早专注于腾冲会议会展商务会奖领域，并以专业化的架构，基于客户需求，市场洞察，整合策划，向客户提供全方位市场活动服务的专业化公司。

会展和策划公司在展览的理性主义和活动策划的制定，不仅可以用来指导会展活动的实践，而且可以弥补我们展览策划管理基础理论的不足。更好的帮助企业达到自己的目的。会议会展活动运营的管理不能够照搬，总之归于显示经济需要，需要不断地创新，很多大企业将会展作为产品推销或争取订单的最佳场合，所以，会议会展能成功举办还应该注意几点，简单介绍：


（一）、大型会议资料准备必须要注意的事项：

1.在具备好的条件的前提下将参加会议的来宾的完整资料按人次做好准备，注意区分参加会议的人员的角色（如分成整场会议的主持、参加会议的领导、参加会议的工作协助人员），资料按照每个人的角色分别准备。

2.大型会议资料较多时，需要按照整个会议议程将会议的详细资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参加会议的工作人员阅读。

3.当参加会议的各人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照来宾或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，方便参加会议的人员领取。

4.若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，置于资料文件袋中一并发放给参会人员。

（二）、会议通知注意事项：

会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：

1.正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。

2.书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。

（三）、会议议程安排注意事项：


1.正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。

2.安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。


（四）、会场布置注意事项：

1.正式会议的会场应提前安排好，并在书面会议通知中告知参会人员。

2.正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在会议开始前排好坐席及铭牌。

3.对于安排好坐席的会场，应在会议前将会议资料袋摆放在坐席上。

4.需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5.注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。

6会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

（五）、现场安排（人员入场时）注意事项：

1.会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。

2.会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

3.会议指定车辆乘车期间，与会代表请随身携带代表证，并在指定车辆乘车，不要随意换乘车辆，有特殊要求的请及时与会务组联系；

4.会议期间，请遵守会议时间安排，互相提醒、互相照应，并听从工作人员的引导；

5.会议期间，请保管好自己的随身物品，不要将贵重物品存放在车上；

6.会议期间，如有特殊情况不能参加集体活动，需要暂时离会的，请及时通知会务组；

7.会议休会期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。

8.会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员。


（六）、会议记录注意事项：

1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。

2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。